Zasady wystawiania (a także przesyłania i przechowywania) faktur elektronicznych (zwanych też e-fakturami) uregulowane zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: rozporządzenie MF w sprawie e-faktur).Warunkiem posługiwania się fakturami elektronicznymi jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści poprzez:• bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub• wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.Wystawianie i przesyłanie e-faktur jest możliwe pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez nabywcę, czyli podmiot otrzymującego taką fakturę. Akceptacji należy dokonać w formie pisemnej lub elektronicznej (autentyczność akceptacji w formie elektronicznej powinna być zapewniona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub za pomocą EDI).Posługując się fakturami elektronicznymi (zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy) należy pamiętać o obowiązku przechowywania ich na terytorium Polski. W ramach wyjątku możliwe jest również przechowywanie ich w innym państwie Unii Europejskiej. W takiej sytuacji należy wcześniej poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (w odniesieniu do podatnika tego podatku) o miejscu ich przechowywania.Faktury elektroniczne powinny być przechowywane (zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę) w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, a ponadto w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, jak również zapewniający czytelność tych faktur, ich autentyczność i integralność.Wystawiania e-faktur nie należy natomiast mylić z praktykowanym przez niektórych podatników przesyłaniem za pomocą poczty elektronicznej faktur wystawionych na zasadach ogólnych, tj. w formie papierowej. Polega to na tym, iż podatnik, mimo że nie spełnia określonych w rozporządzeniu MF w sprawie e-faktur warunków, po prostu skanuje wystawioną przez siebie fakturę i wysyła ją e-mailem swemu kontrahentowi (ewentualnie faktura w ogóle nie jest drukowana, tylko bezpośrednio wysyłana e-mailem). Należy podkreślić, iż powyższa praktyka jest nieprawidłowa i z pewnością zostanie zakwestionowana przez organy podatkowe. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z 31 marca 2008 r., sygn. IBPP1/443-187/08/PK/KAN-1062/08, „mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że zasadniczy wymóg wynikający z rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Zatem wydrukowanie faktury VAT w otrzymanej uprzednio pocztą elektroniczną formie pliku PDF w świetle § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów nie zapewnia gwarancji niekwestionowanej autentyczności pochodzenia faktury od podmiotu, który ją wystawił, oraz gwarancję integralności i nienaruszalności zawartości jej treści (...). Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Tylko bowiem wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy) u odbiorcy takiej faktury”.Obecnie wdrażamy oprogramowanie oraz procedurę służącą wystawianiu przez nas faktur elektronicznych. Pojawiły się jednak problemy z ewentualnym wystawianiem faktur korygujących oraz duplikatów faktur w tej formie. Czy po rozpoczęciu wystawiania e-faktur będziemy mogli nadal wystawiać faktury korygujące i duplikaty faktur w formie papierowej?Od pewnego czasu wystawiamy naszym kontrahentom faktury elektroniczne. Obecnie, w związku z udzielanymi przez nas rabatami, będziemy wystawiać również faktury korygujące w tej formie. W jaki sposób powinniśmy uzyskać od naszych kontrahentów potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury korygującej (niezbędne do obniżenia wykazanej przez nas kwoty VAT należnego)?Otrzymujemy od jednego z naszych dostawców faktury elektroniczne. Jak ustalić moment otrzymania takiej faktury, istotny dla zidentyfikowania terminu odliczenia VAT naliczonego?Zamierzamy wystawiać niektórym z naszych kontrahentów faktury elektroniczne. Obecnie, we współpracy z firmą informatyczną, wdrażamy odpowiednie oprogramowanie, w szczególności zaś ustalamy wzory takich faktur. Jakie elementy powinny zatem zawierać faktury elektroniczne?Jeden z naszych dostawców zwrócił się do nas z prośbą o akceptację w związku z zamiarem wystawiania na naszą rzecz faktur elektronicznych. Czy jeżeli jej dokonamy, będziemy mogli odbierać e-faktury za pomocą skrzynki pocztowej Outlook?