Jak opodatkować opłaty administracyjne w WDT i WNT

PROBLEM

Na fakturze zagranicznej są wyszczególnione towary i opłaty administracyjne. Czy stosuję stawkę VAT dla opłat taką jak dla towarów?

RADA

Faktura zagraniczna może dotyczyć zarówno wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), jak i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). W każdym z tych przypadków sposób rozliczenia VAT od opłat administracyjnych będzie inny. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przez pojęcie „faktura zagraniczna” rozumie się powszechnie zarówno faktury otrzymane od zagranicznego kontrahenta dokumentujące realizowaną przez niego dostawę towaru (WDT) czy usługę świadczoną na rzecz polskiego nabywcy, jak i faktury wystawione przez polskich dostawców realizujących np. WDT lub świadczących usługi na rzecz zagranicznych nabywców. Z treści pytania nie wynika jednoznacznie, z jakim przypadkiem mamy do czynienia. Z tego względu należy je omówić odrębnie.

Faktura zagraniczna dokumentująca WNT

Jeżeli polska firma kupiła towar od unijnego dostawcy towaru, to powstaje u niej obowiązek rozliczenia należnego VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W tym celu musi określić podstawę opodatkowania tego nabycia i z zastosowaniem odpowiedniej stawki VAT, właściwej dla jego sprzedaży w kraju, wyliczyć kwotę podatku należnego. W takiej sytuacji może jednak pojawić się problem, jaką stawkę VAT zastosować, jeżeli na fakturze kontrahenta uwzględnione zostały w odrębnych pozycjach: wartość towaru i dodatkowe koszty poniesione przez dostawcę (np. opłaty administracyjne), którymi zgodnie z umową zostaje obciążony nabywca.

Opłaty administracyjne pobierane są za określone czynności urzędowe, a ustalanie ich wysokości oraz zasady pobierania regulują przepisy podatkowe danego kraju. Przez czynność urzędową rozumie się dokonanie na podstawie zgłoszenia lub na wniosek zainteresowanego określonej w przepisach prawa materialnego czynności przez organ do tego powołany, połączonej najczęściej z wydaniem określonego dokumentu urzędowego.

Aby zatem wskazać sposób opodatkowania WNT, należy odwołać się do podstawy opodatkowania WNT w VAT, którą określa art. 31 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podstawę opodatkowania WNT stanowi kwota, jaką nabywający jest obowiązany zapłacić. Ponadto obejmuje ona:

• podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze związane z nabyciem towarów, z wyjątkiem podatku od towarów i usług,

• wydatki dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu oraz ubezpieczenia, pobierane przez dostawcę od podmiotu dokonującego WNT.

Dlatego jeśli koszty opłat administracyjnych są przenoszone przez sprzedawcę na polską firmę, powinny one powiększyć podstawę opodatkowania WNT. Wobec tego koszty administracyjne wliczone do podstawy opodatkowania WNT będą opodatkowane stawką właściwą dla sprzedaży tego towaru w kraju. Jeżeli na fakturze kontrahenta powyższe wartości wykazane są w walucie obcej, należy je uprzednio przeliczyć na złoty polskie według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego od tego nabycia (art. 31a ust. 1 ustawy). Gdy nabyte towary mają służyć czynnościom opodatkowanym, kwota podatku należnego od WNT stanowi jednocześnie kwotę podatku naliczonego podlegającą odliczeniu. W konsekwencji firma nie ponosi żadnych skutków finansowych w tytułu rozliczenia VAT od tego nabycia.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że firma otrzymała fakturę od unijnego dostawcy dokumentującą zrealizowaną na jej rzecz dostawę towarów. Na fakturze wyodrębniono:

• wartość towaru – 15 000 euro,

• koszty administracyjne – 200 euro.

Faktura została wystawiona z datą 5 maja 2010 r., a towar firma otrzymała 7 maja 2010 r.

Za podstawę opodatkowania WNT firma powinna przyjąć obie wartości, czyli 15 200 euro. Do wyliczenia podstawy opodatkowania w złotych firma zastosuje kurs euro z 4 maja, czyli 3,9310 zł. Podstawa opodatkowania wyniesie zatem 59 751,20 zł. Towar podlega opodatkowaniu w kraju 22% stawką VAT. Należny VAT od WNT to 13 145,26 zł.

Faktura zagraniczna dokumentująca WDT

Jeżeli natomiast firma dokonuje WDT i w umowie zawartej z unijnym nabywcą ustalono, że będzie on obciążony dodatkowymi kosztami administracyjnymi związanymi z tą dostawą, a poniesionymi przez dostawcę, to mamy w zasadzie do czynienia z refakturowaniem tych kosztów. W takiej sytuacji na fakturze może być wykazana w odrębnej pozycji wartość towaru będącego przedmiotem WDT, którą firma ma prawo opodatkować 0% stawką VAT (przy spełnieniu wymaganych warunków jej zastosowania), oraz w oddzielnej pozycji wartość refakturowanych kosztów administracyjnych z zachowaniem tożsamej ich wartości i stawki opodatkowania zastosowanej przez świadczeniodawcę. Należy jednak unikać takiego sposobu rozliczeń, gdyż jest negowany przez organy podatkowe.

Dlatego dostawca powinien wkalkulować poniesione (lub przewidywane) koszty administracyjne w cenę sprzedawanego towaru, czyli w rezultacie koszt ich poniesienia powinien kształtować kwotę należną, której dostawca żąda od nabywcy w cenie dostarczanego towaru.

Wyodrębnianie z wartości dostawy poszczególnych jej elementów jako osobnych usług nie jest prawidłowe, jeżeli świadczenia te zmierzają bezpośrednio do realizacji celu podstawowego, jakim jest dostawa towaru.

Na taki sposób rozliczenia wskazują urzędy. Jak czytamy w piśmie z 26 stycznia 2009 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP3-443-184/08-2/JK): Skoro zatem kwota należna stanowiąca całość świadczenia należnego zamawiającego, obejmuje wszystkie elementy kształtujące w efekcie kwotę żądaną od zamawiającego, to koszty wyłożone przez Przedsiębiorstwo w imieniu zamawiającego winny wchodzić do podstawy opodatkowania i nie powinny być odrębnie refakturowane z odrębną stawką podatku od towarów i usług właściwą dla tych usług. Koszty dodatkowe, które ponosi Wnioskodawca wchodzą w skład podstawowej jego czynności, jaką jest świadczenie usług geodezyjno-kartograficznych.

• art. 20 ust. 5, art. 29 ust. 1, art. 31 ust. 1 i 3, art. 31a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 75, poz. 473

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT